Les obligations de la personne publique

• Depuis le 1er janvier 2005, la personne publique qui passe le marché ne peut plus interdire aux entreprises candidates de transmettre leurs offres et leurs candidatures par voie électronique.

• Au Code des marchés publics s'ajoute l'arrêté du 28 août 2006 et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés. Les collectivités publiques doivent mettre à disposition des entreprises un réseau d’accès sécurisé aux consultations et s’assurer que les réponses demeurent confidentielles.

• L’accès aux consultations, les téléchargements et les réponses électroniques sont gratuits.

Quelles conséquences pour l'entreprise candidate ?

• Pas d’obligation de répondre électroniquement

Liberté de choisir le mode de transmission des documents. Il est possible de prendre connaissance du règlement de consultation et du DCE par la voie électronique

Possibilité gardée de demander une transmission par la voie postale et recevoir les documents de la consultation sur un support papier (ou sur support physique électronique si la personne publique l’a explicitement indiqué).

• Liberté du mode de transmission de la candidature

Quelle que soit la forme du dossier de consultation retiré.La façon dont est retiré le dossier de consultation est sans aucune influence sur le mode de transmission de la candidature et de l'offre.

Toutefois, l'article 56 du Code des marchés publics précise qu'à titre d'expérimentation pour certains marchés, l'acteur public peut exiger la transmission des candidatures et des offres par voie électronique.
Les modalités de mise en œuvre de ces expérimentations sont fixées par arrêté du Ministre de l’Economie.
Enfin, à compter du 1er janvier 2010, le pouvoir adjudicateur pourra exiger la transmission des candidatures et des offres par voie électronique.

• Mode de transmission des documents

C’est un principe d’irréversibilité qui s’applique : Si l'entreprise candidate sur papier, elle s'engage par la suite à présenter son offre sur papier. Si elle candidate électroniquement, elle s'engage par la suite à présenter son offre électroniquement.

• L’autorité habilitée au sein de l’entreprise à signer et à transmettre la candidature et l’offre

Le MINEFI précise que l'entreprise doit conserver et doitpouvoir produire les éléments propres à établir que la signature électronique utilisée a été délivrée à une personne qui pouvait valablement engager l'entreprise.

• La transmission de documents volumineux

Sous réserve de la réception de la signature électronique dans le délai normal de remise des candidatures et/ou des offres, le délai de remise de l’offre elle-même, lorsqu’elle comporte des documents volumineux, est allongé du délai supplémentaire indiqué par la personne publique (délai qui ne saurait excéder 24 heures).

• La transmission électronique des certificats sociaux et fiscaux

Lorsque les administrations concernées ne les ont pas transmis électroniquement, la numérisation de ces certificats est possible. Mais l’acheteur peut également accepter la production de ces certificats sous format papier.

Comment répondre par voie électronique?

Pour répondre par la voie électronique, l'entreprise doit se référer aux modalités d’accès à la plate-forme réceptionnant les réponses électroniques.

Ces modalités doivent figurer sur l’avis d’appel public à concurrence et/ou le règlement de consultation mis à disposition par la personne publique. L’accès est totalement libre d’accès et gratuit.

La personne habilitée à engager l’entreprise doit être en possession d’un certificat électronique. C’est grâce à ce certificat que la personne habilitée pourra signer électroniquement les documents qui le nécessitent.

• La copie de sauvegarde

Lorsque qu'une entreprise candidate répond par la voie dématérialisée, elle peut envoyer en même temps que son offre une copie de sauvegarde (support papier, clé usb, cd-rom..). Cette copie ne pourra être utilisée uniquement si la personne publique ne peut pas prendre connaissance de l'offre électronique.

• Les candidatures et les offres contenant des virus

La règle est fixée par les articles 10, 11 et 12 de l'arrêté du 28 août 2006 :
"Les candidatures et les offres transmises par voie électronique et dans lesquelles un programme informatique malveillant est détecté par le pouvoir adjudicateur peuvent faire l'objet d'une réparation. Le pouvoir adjudicateur conserve la trace de la malveillance du programme et, s'il décide de tenter une réparation, il conserve également la trace des opérations de réparation réalisées".

• Les certificats

Il est possible de scanner les certificats sociaux et fiscaux, lorsque les administrations concernées ne les ont pas transmis électroniquement, pour les transmettre par voie électronique à l'acteur public. L’acheteur peut également accepter la production de ces certificats sous format papier.